Software su misura per PMI, accanto al gestionale

Se la contabilità, la fatturazione elettronica e le buste paga stanno in un gestionale di mercato, per quei lavori il gestionale va bene così. Sono lavori che si fanno allo stesso modo in ogni azienda, e riscriverli da capo costerebbe più della licenza che pagate oggi.

Comincia a stare stretto quando il lavoro ha dentro qualcosa di solo vostro: come preparate un preventivo, o come seguite un cliente dopo la vendita. Alcuni segni:

• Un ordine inserito nel gestionale e ricopiato a mano in un foglio, per poterlo seguire.
• Un file che solo una persona sa aggiornare, e che resta fermo quando lei è in ferie.
• Clienti che scrivono per sapere a che punto è un ordine, e qualcuno che guarda nel gestionale e risponde.
• Un’estrazione copiata ogni mese per sapere un numero che il gestionale ha già dentro.

Se il pezzo che il gestionale non copre vive in un foglio Excel, guardatelo da vicino. Dentro ci sono le regole della vostra azienda scritte come formule: come si calcola un prezzo, quando un ordine è in ritardo, chi va avvisato, quale cliente ha condizioni sue. È già un elenco di requisiti, scritto da chi fa il lavoro.

Per un operatore di telecomunicazioni il traffico voce si estraeva a mano in un foglio Excel, mentre i clienti passavano da 400 a 2.000. Il sistema che abbiamo scritto al suo posto regge 500.000 chiamate al mese, da cinque fornitori di traffico diversi.

Prima di sostituire un foglio così bisogna sapere chi lo riempie e chi ne usa i numeri. Portatelo alla prima chiamata com’è, anche disordinato.

Il progetto del traffico VoIP, per esteso →

La personalizzazione di Gamma la fa TeamSystem, o un’azienda della sua rete. dotenv scrive il software che lavora accanto al gestionale e gli parla attraverso le sue interfacce.

Personalizzare un gestionale vuol dire cambiarlo da dentro: un modulo in più, una maschera nuova, un campo che non c’era, un pezzo di codice scritto dentro il prodotto.

TeamSystem, che produce Gamma e Alyante, lavora con rivenditori e partner in quasi tutte le regioni, e ai suoi system integrator affida «installazione, configurazione e customizzazione» delle sue soluzioni ERP. Passepartout, per Mexal, dichiara un ambiente di sviluppo proprietario e «la rete di partner qualificati Passepartout».

Se per voi la strada giusta è personalizzare, prima di firmare fatevi rispondere a quattro domande da chi ve lo propone.

• Il bisogno è già coperto da un modulo che esiste, e che basta attivare?
• Chi riallinea la personalizzazione quando esce una versione nuova del gestionale, e quel lavoro sta nel contratto di assistenza?
• Di chi è il codice della personalizzazione?
• I dati che produce si possono leggere anche da un altro programma?

Integrare vuol dire lasciare il gestionale dov’è e scrivergli accanto un programma che fa il pezzo che manca. Il programma legge i dati dove stanno e scrive nel gestionale quello che produce. Può essere un portale da cui clienti e fornitori vedono lo stato dei loro ordini, o un’app per chi lavora fuori sede.

Ci si collega con quello che il prodotto permette: file di scambio, lettura e scrittura sul database, un programma che fa da tramite, oppure interfacce che scriviamo noi dove il gestionale non ne ha. Diversi produttori documentano le proprie in pubblico: Microsoft per Business Central, SAP per il Service Layer di Business One, Odoo per le sue API esterne, Zucchetti per le MAGO API di MagoWeb. Danea Easyfatt scambia i dati con un formato suo, Easyfatt-xml.

Lo stesso vale per un CRM. Salesforce e HubSpot pubblicano le API con cui un programma esterno crea e modifica i loro dati, contatti compresi.

Un pannello che abbiamo scritto per un fornitore di server virtuali, da cui i clienti comprano e gestiscono da soli i loro server, legge e scrive dentro Navision, il gestionale di Microsoft che oggi si chiama Business Central. Con Dynamics 365 e con altri gestionali commerciali facciamo lo stesso: si legge e si scrive attraverso le loro interfacce.

Se il produttore vende le interfacce a parte, chiedeteglielo prima di firmare. Come funzionano davvero si vede aprendo il sistema.

Collegarsi ai programmi che ci sono già è la parte che chiede più tempo, in un progetto. Il costo del collegamento sta dentro il preventivo, e chi lo tiene in piedi quando il gestionale cambia versione si decide nell’accordo.

Quando un pezzo del gestionale non regge più il lavoro, il software nuovo può anche prenderne il posto.

Portali e web app su misura →

In fondo alla stessa strada c’è un gestionale personalizzato, scritto da capo per voi. Ha senso quando il pezzo che manca è grande quanto il resto, e i processi che contano sono vostri: la pianificazione delle consegne, per esempio, o il giro dei mezzi sul campo.

Anche allora la contabilità può restare nel gestionale che avete, e il software nuovo gli passa i dati che servono.

Un gestionale scritto per voi va cambiato quando cambiano i vostri processi, e quel lavoro è un accordo a parte. Mettetelo in conto dall’inizio, insieme al costo di costruirlo.

Per quali lavori li scriviamo, dalla produzione all’e-commerce, lo trovate nella pagina dei gestionali su misura.

Software gestionale personalizzato per aziende →

Se nessuno in azienda si occupa di informatica a tempo pieno, il rischio è firmare un progetto di mesi senza poter giudicare a metà strada se sta andando bene. Per giudicare basta provare il software sul vostro lavoro, con i vostri dati.

Per questo lavoriamo a fasi, e ogni fase si decide guardando i risultati di quella prima.

Prima del codice c’è un prototipo da cliccare, con dentro i vostri ordini, i vostri clienti e gli articoli del magazzino. Lo prova chi prende gli ordini e chi prepara le spedizioni, e dice dove manca un campo o avanza un passaggio rispetto a come lavora oggi nel gestionale. Prototipo e progettazione restano vostri anche se vi fermate lì.

Dove girano il software e i dati lo decidete voi: sui vostri server o in cloud.

Il metodo, per esteso →

Siamo 11 persone fra direzione e squadra, e dotenv esiste dal 2020. Su ogni progetto ne mettiamo almeno due, e tutto quello che fanno resta scritto, così il vostro progetto va avanti anche quando una di loro è in ferie. dotenv è certificata ISO 9001 e ISO/IEC 27001, e norma, numero e scadenza di ogni certificato stanno nella pagina delle certificazioni.

Da parte vostra servono due figure, e in una PMI possono essere la stessa persona. Chi decide, perché il progetto resti fermo il meno possibile in attesa di una firma. E chi fa il lavoro ogni giorno, perché è lui a provare il prototipo e a dire dove il software sbaglia.

Le certificazioni →

Il codice è di chi ha pagato il lavoro, quindi vostro, e con lui la documentazione e gli ambienti: quello che serve a un altro fornitore per riprendere il lavoro, se un giorno lo scegliete.

Prima di firmare, con chiunque, noi compresi, conviene sapere dove sta il codice mentre si scrive, chi ha le chiavi dei server e del dominio, dove si trova la documentazione e che cosa ricevete se vi fermate a metà. L’accesso al codice durante lo sviluppo si concorda nel contratto.

Se dopo il rilascio il software ha un difetto, la correzione è a nostro carico: è la garanzia di legge. L’assistenza nel tempo, e le modifiche che serviranno quando cambia il vostro lavoro, si firmano a parte e si pagano. Se volete tempi di risposta garantiti si scrivono in quell’accordo, e valgono anche durante la garanzia.

Cosa succede se va storto →

Due cose pesano più delle altre sul prezzo: la grandezza del pezzo da costruire e il numero di programmi già in uso da collegare. Per questo il preventivo arriva dopo la visita in sede, con il perimetro scritto insieme.

Il modulo di contatto vi chiede una fascia di budget. Se quella che avete in mente è fuori scala per il lavoro che descrivete, ve lo diciamo alla prima chiamata.

Un progetto su misura dura mesi. Un’app aziendale, per quelle fatte finora, ha chiesto almeno due mesi prima di entrare nel lavoro delle persone.

L’ordine di grandezza di un progetto su misura →

Si comincia con una chiamata, gratuita. Poi una visita in sede, per vedere come lavorate oggi.

La chiamata può essere anche una videochiamata, e da preparare ci sono poche cose.

• Il lavoro che volete cambiare, con le vostre parole: dove si perde tempo, dove si sbaglia.
• I programmi che usate oggi, anche solo i nomi: il gestionale, il CRM, i fogli di calcolo.
• Quello che avete già scritto, se c’è: un documento, un elenco, uno schema.
• Chi decide in azienda, e chi farà quel lavoro con il software nuovo.

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